Informazioni documentate di sistema

Qsa-Documenti-sistemaGestisce via web la consultazione, la revisione e la distribuzione dei documenti aziendali in modo coinvolgente, semplice ed immediato. La gestione delle revisioni avviene mediante un flusso di preparazione, verifica e approvazione. I documenti vengono organizzati in elenchi e resi disponibili al personale mediante liste di distribuzione personalizzate. La presenza di filtri semplifica la ricerca e la consultazione, l’invio automatico di comunicazioni e-mail permette di notificare gli aggiornamenti agli utenti in tempo reale.

 

Documenti

In sistesi QSA.net garantisce il rispetto delle seguenti regole:

 Necessità

Operatività di QSA.net

1

Necessità
Identificazione e rintracciabilità della documentazione di sistema

· L’azienda ha predisposto procedure documentate per la gestione dei documenti e dei dati richiesti per il funzionamento del proprio sistema di gestione?

· I documenti sono correttamente identificati (codice identificativo, titolo, stato di aggiornamento) e facilmente rintracciabili?

· Vengono predisposti e resi disponibili agli utilizzatori i registri dei documenti (o sistemi equivalenti) per garantire lo stato di validità degli stessi?

Definizione e gestione di elenchi di documenti. Raccolta e catalogazione delle informazioni essenziali per una corretta gestione di ogni documento.

2  Emissione e aggiornamento della documentazione secondo regole ed autorizzazioni definite.

· Sono state definite le responsabilità per le fasi di elaborazione, verifica e approvazione dei documenti?

 

Flusso di preparazione/modifica, verifica e approvazione snello ed equilibrato fra le esigenze di controllo e quelle di gestione.

 Definizione dei destinatari dei documenti affinchè ogni aggiornamento venga comunicato in modo tempestivo.

· Quali accorgimenti vengono adottati per garantire il non utilizzo di documenti superati (liste di distribuzione, rimozione dei documenti superati dai centri di utilizzo, identificazione dei documenti superati)?

 

Definizione di liste di distribuzione con cui rendere disponibile al personale i documenti nella loro ultima revisione, invio di segnalazioni agli interessati e possibilità di verifica di avvenuta consultazione dei documenti.

Solo la documentazione approvata nella sua ultima revisione è consultabile dagli utilizzatori.